Het koppelen van patiëntdossiers is niet eenvoudig. En in de afgelopen vijf jaar is het onvoldoende verbeterd. Dit blijkt uit een ledenpeiling van de NVDA in 2022, als herhaling van een ledenpeiling van 2017.
In 2022 kreeg de NVDA vragen vanuit de doktersassistenten wat zij nu merkten van de verbeteringen van het koppelen. Daarop besloot de NVDA het onderzoek uit 2017 te herhalen. Zo kunnen we een indruk krijgen van de omvang van de problemen toen en nu én van de mogelijke verschillen en verbeteringen voor de doktersassistenten na vijf jaar.
In het onderzoek staat de vraag weer centraal of het eenvoudig is om patiëntendossiers te koppelen. In de praktijk blijkt het koppelen van patiëntendossiers in verschillende HIS’sen voor problemen te zorgen. Bijvoorbeeld het koppelen van ZIP- en EDI-bestanden of het uploaden van een medicatielijst.
In totaal hebben 788 doktersassistenten gereageerd. Hiervan zijn 700 respondenten lid van de NVDA (89%).
Koppelingen
Koppelingen van HIS’en zijn nodig wanneer patiënten overstappen van arts en hun dossier overgaat naar een andere arts. Vooral als beide artsen dan verschillende leveranciers van hun HIS’en hebben, geeft de koppeling problemen.
Meer dan de helft van de respondenten geeft aan geen verbetering te ervaren. Als verbetering van het koppelen van patiëntdossiers in 2022 ten opzichte van 2017 blijkt dat de Zorg Mail Transfer (ZFT) vooruitgegaan is.
Bij driekwart (76%) gaat het koppelen van patiëntendossiers niet op alle onderdelen goed. De koppeling gaat alleen goed als de leverancier van een HIS dezelfde is. Terwijl het bij de koppeling juist de bedoeling is dat het ook goed gaat van het ene HIS naar het andere HIS. Oftewel, tússen de verschillende HIS’sen en daarmee verschillende leveranciers.
‘Zip-bestanden willen niet gekoppeld worden, ze zijn onleesbaar. Dat speelt al jaren’
Opvallend
Opvallend is dat bijna de helft van de respondenten (49%) aangeeft een controlemiddel te gebruiken of het patiëntendossier correct is gekoppeld. Dit roept de vraag op waarom het nodig zou zijn om een controlemiddel te gebruiken. Gaan patiëntengegevens bijvoorbeeld verloren zonder het te weten?
‘Ik wil dat er gewoon nooit gegevensverlies is en dat het inlezen niet langer dan 10 per dossier minuten duurt. Zonder dat je tientallen minuten aan het controleren bent bij grote dossiers’
Vervolg
Met de resultaten van de ledenpeiling heeft de NVDA contact gezocht met de Stichting ION. Deze stichting is vanuit de LHV in februari 2022 gestart met exportgroep dossieroverdracht.
Afgelopen jaren is er landelijk gewerkt aan het ontwikkelen van de Zorg Informatie Bouwstenen die als basis moeten dienen voor het nieuwe overdrachtsdossiers huisartsen. Dat kost echter veel meer tijd dan voorzien.
‘Ik hoop dat er toch meer overeenstemming komt tussen de verschillende leveranciers. Het is erg frustrerend en tijdrovend om dossiers van een ander HIS te uploaden en verwerken.’
Stichting ION, LHV en NedXis (HIS-leveranciers) onderkennen de omvang van het problemen en hebben daarom het initiatief genomen om het huidige overdrachtsbericht in de tussentijd aan te passen zodat met name de correspondentie beter te importeren is en dossieroverdracht dus minder tijd kost en vooral minder risico op fouten oplevert.
De partijen willen de doktersassistenten als belangrijke gebruikersgroep van de HIS’sen meer meenemen in de verbetering van de HIS’sen. Het werkproces van de doktersassistenten moet leidend zijn voor de werkgroep en daarmee voor de inrichting van de koppeling van de HIS’en.
‘Bij verschillende soorten HIS is het verwerken van de correspondentie vaak heel lastig. Het komt als pdf- of txt-bericht binnen en niet als Edifact-bericht.’
Klankbordgroep
Voor de inrichting en koppeling van de HIS’en is het de bedoeling om een klankbordgroep samen te stellen om de doktersassistenten samen te brengen met de leveranciers om samen te kunnen werken aan verbeteringen. Inmiddels hebben rond de 30 doktersassistenten aangegeven te willen meedenken.
Vanaf januari 2023 testen de deelnemers van de klankbordgroep het importeren van dossiers om te bekijken wat er goed en wat minder goed gaat. Tijdens het NVDA congres 2023 presenteert Stichting ION in een workshop de resultaten van deze tests.
Convenant
Alle HIS-leveranciers hebben inmiddels toegezegd uiterlijk 31 december 2022 een convenant te ondertekenen waarin zij garanderen de aanpassingen in hun software te hebben doorgevoerd en dit uiterlijk eerste kwartaal 2023 te implementeren.
Dit houdt in dat de doktersassistenten in het voorjaar van 2023 de eerste verbeteringen merken in de correspondentie.
Zie ook
- Rapport Koppelen patiëntdossiers… éénvoudig? Nee!, Resultaten ledenpeiling NVDA 2022 (pdf)
- Ledenpeiling 2017: Koppelen van patiëntendossiers eenvoudig……?
- Artikel over het koppelen van patiëntendossiers in het vakblad De Doktersassistent